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商务日语技巧篇:会议的会前确认和会上应对

时间:2020-05-26 21:33  
核心提示:商务日语技巧篇:会议的会前确认和会上应对 会議前の確認と会議中での対応が大事なの? 会议前的确认和会议中的应对很重要吗? 从会议开始到会议结束的每一个环节都非常重要。如
商务日语技巧篇:会议的会前确认和会上应对

会議前の確認と会議中での対応が大事なの?

会议前的确认和会议中的应对很重要吗?

从会议开始到会议结束的每一个环节都非常重要。如果出现疏漏,会导致会议没有达到预期的目的,甚至前功尽弃。为了能够让会议圆满成功,事前要与有关人员进行充分的沟通,做好会前各项准备工作。那么,重点准备工作有哪些呢?


①案内表示の確認

会場の玄関に表示している会議の名前や主催者名などが正確であるか確認する。

引导指示的确认

确认会场门前指示的会议名称、主办方名称等是否正确。


②受付の設け

コートや荷物を預かる場合は会場の入り口近くに受付を設ける

接待处的设置

有需要保管的大衣、行李等情况,最好把接待处设在离会场入口近的地方。


③出欠状況の確認

出席予定者の一覧表を作成しておく、それと照らし合わせながらチェックしていく。

出缺席情况的确认

事先做好出席者一览表,可以对照确认出席情况。


④出欠状況を上司に報告

上司に報告する際、定刻近くになっても来ない人には電話で連絡するなどの処理が事前にできていること。

向上司报告出缺席情况

把已到会时间还没有来的人用电话等方式联络,进行事前的处理,然后再向上司报告。商务日语技巧篇:会议的会前确认和会上应对


⑤資料の準備

人数が多い場合や配布資料がある場合は、事前に資料を渡すか、当日に資料を渡しながら出欠もチェックするか判断する。

资料的准备

人数多需要发放资料时,要考虑好事先发放资料,还是会议当天一边确认出席情况,一边发放资料。


⑥電話の取り扱い方

会議の前、会議中の出席者の電話の取り扱い方は上司に相談しながら決めておこう。会議中の上司への電話はメモを渡すなどの形式で取り扱ったほうがよい。

电话的转接方式

会前要和上司商量好会议中出席者的电话转接方式。会议中打给上司的电话最好通过转交留言等形式处理。


⑦会場の管理

会議中は会場の冷暖房に注意し、適切に調節する。また換気、騒音、光なども配慮する。

会场的管理

要调节好会场的空调,保持最适宜温度。还要考虑到通风换气、噪音、光线等是否合适。


⑧茶菓、食事の用意

茶菓や飲み物などは事前に用意する。事前の打ち合わせがなくても、上司の指示があれば、指示の通りにお茶やコーヒーのサービスをする。

餐饮的准备

要事前准备好茶点、饮料等。即使事先没有商量,如果上司有指示,就按照指示提供茶、咖啡等服务。


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